Le making off de l’atelier la sécurité de l’invisible du 12 avril 2017

Nous avons organisé, Jeanne, Matthieu et moi-même, l’atelier avec pour thème la sécurité de l’invisible. Organisé un évènement n’est pas quelque chose de difficile dans l’absolu. Néanmoins il est nécessaire de suivre un planning et de programmer les actions pour être prêt à la date prévue.

Notre atelier s’est déroulé en 3 temps :

Nous allons reprendre ces 3 points afin de commenter les difficultés et soumettre les actions qui nous auraient permis d’optimiser l’évènement.

Notre problème de départ était de trouver un lien entre nos intervenants qui avaient des compétences précises mais sur des thèmes éloignés.

A savoir :

–  L’accès au ERP (Etablissement recevant du public) pour les personnes ayant une déficience. (Handicap)

– La sécurité informatique.

– La sécurité au sens large incluant la réglementation et les obligations.

1er temps : réflexion sur le thème choisi (la sécurité et comment le présenter

Pour cette partie, nous avons fonctionner en mode brainstorming en Evoquant toutes les pistes possibles afin de trouver un fil conducteur pour la conduite de l’évènement.

Nous avons échangé principalement par mail et par téléphone pour convenir de la publication de l’évènement, son intitulé et le contenu.

Nous avons envisagé© diverses options d’ateliers interactifs qui n’ont pas pu être mis en place pour plusieurs raisons :

– Disparité des spécialités pour les intervenants.

– Manque de temps pour les organiser (congés scolaires notamment) et les tester.

Nous n’avons pas rencontré de difficulté majeure en dehors de la gestion du temps et de trouver le thème unifiant les 3 spécialités et la cohérence de celui-ci.

2eme temps : La préparation

Nous avons réparti les tâches afin d’optimiser cette préparation.

A savoir :

  • Contacter les intervenants
  • préparer les affiches et diffusion des invitations en dehors du réseau FABLAB.
  • Préparer les supports nécessaires lors de l’évènement (projection de vidéo, photos).

Pour cette partie, les problèmes (en dehors des congés) ont été principalement rencontrés pour l’organisation elle-même.

  • Relance insuffisante des intervenants pour assurer leur venue

Conséquences : 1 absents qui ne nous pas averti et un retard qui a décalé notre déroulé de l’évènement..

– Ne pas avoir organiser avec les intervenants une pré réunion pour mettre en place les thèmes abordés et les sensibiliser à nos objectifs.

Il est nécessaire de bien organiser l’évènement en amont et harceler dans la mesure du raisonnable les intervenants pour s’assurer de leur présence et dans les temps.

3eme temps : La gestion de l’évènement.

Nous avions réparti les tâches sur les 3 points suivant : introduction, médiation, conclusion.

Sachant que ceux qui n’intervenaient pas avaient la charge de la captation de l’atelier (photos, vidéos, son)

L’atelier avait été découpé sur 3h de 17h à 20h selon les tranches suivantes :

17h00 => 17h20 accueil

17h20 => 17h35 Introduction et présentation des intervenants.

17h35 => 19h20 développement du sujet avec les intervenants

19h20 => 19h25 questions réponses et Conclusion

19h25 => 19h50 Collation et discussions.

Pour le déroulement, nous avons rencontré les problèmes suivant :

– Retard d’un intervenant (décalage du timing de plus de 20 mn)

– Mauvaise maitrise du déroulé par manque de préparation avec les intervenants (voir 2eme temps)

  • Manque de support pour compléter l’intervention des invités.
  • Difficulté à gérer les intervenants en fonction des personnalités et de ce fait la répartition de parole.
  • Absence d’une animation impliquant le public et de mettre en avant le « faire faire».
  • Par manque de temps, l’absence de la dernière partie questions réponses / conclusion et collation.
  • Le manque de public extérieur au FACLAB dû à  l’heure de l’atelier et l’absence du rappel de l’évènement (agenda de diffusion à programmer)

 

Conclusion :

Il est nécessaire, pour mener la gestion de ce type d’atelier, de gérer de manière précise son temps en mettant en place un planning des actions incluant le suivi des intervenants.

La mise en place d’un atelier participatif doit être, selon la faisabilité, de décider dans le 1er temps de la préparation et faire des tests rapidement.

Le fil conducteur et le déroulé doivent être écrits pour pouvoir intervenir et équilibrer le temps de parole.

 

 

 

Francis Duchesne

Francis Duchesne

Par où commencer ;-), fin du siècle dernier j'ai débuté une carrière pro comme commercial dans l'industrie ensuite l'informatique jusqu'en 2007 ou j'ai occupé des postes de coordinateur des ventes puis responsable service client. J'ai voulu changé de voie et j'ai fait une reconversion en suivant une formation de Manager QHSE. J'ai découvert les FABLAB par le biais du FACLAB et de Laurent RICARD. L'idée de transmettre les préceptes du Monde FABLAB (apprendre en faisant) a fait son chemin. J'aimerais les mettre en application de façon simultanée avec la fonction QHSE en entreprise. Un sacré challenge entre le côté libre (mais suivi) des FABLAB et celui plus contrôlé en QHSE, difficile mais pas impossible 😉
PS vous qui me lisez et si je vous interpelle... n'hésitez pas à consulter mon profil LinkedIn :https://fr.linkedin.com/in/francis-duchesne-015b7864
Francis Duchesne